Servicio de Archivos

El Servicio de Archivos de la Universidad de Salamanca es la unidad técnica de apoyo a la administración, a la docencia y a la investigación, encargada de la gestión del Archivo Universitario.

El Archivo universitario es la unidad encargada de la organización, conservación y servicio del Patrimonio Documental de la Universidad de Salamanca; así como el conjunto orgánico de documentos producidos o reunidos por la Universidad de Salamanca, o por los miembros de su comunidad, en el ejercicio de sus funciones, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la información, la cultura y la investigación.

Las funciones principales del Servicio son :

• El establecimiento del sistema archivístico de la Universidad.
• La organización, coordinación y dirección de los diferentes archivos.
• La reunión, identificación, estudio y valoración de las series documentales producidas por los distintos órganos universitarios.
• La elaboración de normas específicas para cada serie documental, con el fin de establecer los períodos de permanencia en los distintos tipos de archivos del sistema y los plazos de conservación y accesibilidad.
• El control de las transferencias, las eliminaciones y los plazos de reserva de consulta por parte de los ciudadanos.

El órgano encargado del estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos administrativos de la Universidad, así como su integración en el Archivo y el régimen de acceso e inutilidad administrativa es la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos, vinculada orgánicamente a la Secretaría General.

El sistema archivístico de la Universidad de la Salamanca está constituido por la totalidad de los archivos de gestión (archivos de oficina), los archivos centrales, el archivo intermedio y el archivo histórico de la Universidad. Esta estructura se corresponde con las distintas etapas del ciclo vital de los documentos, desde que se producen en el archivo de gestión, se transfieren al archivo central y al intermedio, hasta que se eliminan o se conservan definitivamente en el archivo histórico.

El Archivo Central del Rectorado es el encargado de reunir y gestionar los documentos transferidos por los órganos de gobierno de la Universidad y los servicios administrativos centrales de la Gerencia.

El Archivo Intermedio se encarga de la gestión de los documentos que le transfieren los diferentes archivos centrales de los distintos centros académicos administrativos cuando su consulta por los órganos productores resulta esporádica. Los documentos permanecen en él hasta su eliminación definitiva o transferencia al Archivo Histórico.

El Archivo Histórico conserva la documentación histórica producida por la Universidad. Igualmente, forman parte del mismo el Archivo de D. Miguel de Unamuno, el Archivo de D. Pedro Dorado Montero, el Archivo de D. Ricardo Espinosa Maeso y el resto de los fondos y colecciones documentales vinculados a la Universidad que tienen naturaleza histórica.

El Archivo Central del Rectorado y el Archivo Intermedio únicamente prestan los documentos a los organismos productores para fines de trámite, búsqueda de antecedentes e información administrativa. La consulta de documentos para fines de investigación se realiza en la Sala de Investigación del Archivo Histórico o en la Casa-Museo «Miguel de Unamuno».

El acceso de investigadores y ciudadanos en general a los fondos del Archivo de la Universidad de Salamanca no está sometido a otras restricciones distintas de las que establecen la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

De acuerdo con lo establecido en la legislación sobre protección del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, la Secretaría General de la Universidad de Salamanca podrá autorizar la consulta de documentos sometidos a restricciones de acceso en los casos en que se justifique el interés histórico, científico o cultural relevante del trabajo o investigación que se pretende desarrollar y el investigador se comprometa por escrito a respetar la legislación vigente.

Los servicios que prestan los archivos y el resto de los centros del Servicio de Archivos y Bibliotecas se rigen por tarifas de precios públicos aprobadas por el Consejo Social de la Universidad de Salamanca.